Für eine Archivierung der betrieblichen E-Mails gibt es gute Gründe und, was recht unbekannt ist, auch gesetzliche Verpflichtungen. Dabei stellt die Umsetzung eines geeigneten Mailarchivs einige Anforderungen an die Organisation und die technische Ausstattung eines Unternehmens.

Da die Archive für eine langfristige Speicherung der Informationen geeignet sein muß, ist die Umsetzung oft nicht einfach. Zum einen kann sich über die Zeit ein nicht unerhebliches Volumen ansammeln, zum anderen muß die Lesbarkeit auch nach langer Archivierung gewährleistet sein. Außerdem erwartet der Gesetzgeber, dass die Informationen manipulationssicher aufbewahrt werden.

Welche E-Mails archiviert werden müssen, ergibt sich unter anderem aus den Vorgaben aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO), dem Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbhG), dem Aktiengesetz (AktG), der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und anderer… Im wesentlichen sind die E-Mails also so zu archivieren, wie das für andere Geschäftsunterlagen ebenfalls vorgeschrieben ist. Beispielsweise gehören dazu der E-Mailverkehr zu Aufträgen, Versand und Lieferung, Abrechnungen oder Verträgen.

Zu beachten ist bei der Archivierung, dass die persönlichen Rechte der beteiligten Personen im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) gewahrt bleiben. Dazu sind in den meisten Fällen die organisatorischen Voraussetzungen zu schaffen, wie beispielsweise die Regelung der privaten Nutzung von E-Mail am Arbeitsplatz.