Artikel 4 Abs. 11 beschreibt als „Einwilligung“ der betroffenen Person jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.

Die Bedingungen für die Einwilligung werden in Artikel 7 beschrieben, kurz zusammengefasst:

– Der Nachweis, dass eine Einwilligung erfolgt ist, muss nachgewiesen werden können
– Eine schriftliche Einwilligung ist verständlich und in leicht zugänglicher Form zu verfassen und als solche zu erkennen sein
– Die betroffene Person hat das Recht ihre Einwilligung zu widerrufen
– Die Einwilligung muss freiwillig erteilt worden sein

In Artikel 8 wird der Fall, dass die betroffene Person ein Kind ist, besonders geregelt.

Bei einer Datenverarbeitung, deren Rechtmäßigkeit auf einer Einwilligung beruht, sind in der Praxis ein Reihe von Punkten zu beachten:

Die Einwilligung der betroffenen Person in die Verarbeitung personenbezogener Daten ist zu dokumentieren. Die Beweislast liegt beim Verantwortlichen. Die Einwilligung kann schriftlich, mündlich oder elektronisch erfolgen. Während der Nachweis bei der mündlichen Einwilligung nicht so einfach zu erbringen ist, sind die schriftlichen oder elektronischen Einwilligungen zu archivieren. Eine Variante, dass die elektronische Einwilligung echt ist, ist die Methode „double-opt-in“, bei der die Einwilligung zum einen über das Formular selbst und zum zweiten über eine Bestätigung eines zugestellten Links, beispielsweise in einer E-Mail, dokumentiert wird.

In der Einwilligung muss erkennbar sein, dass der betroffenen Person klar ist, wer der Verantwortliche ist und zu welchem Zweck die Daten erhoben werden. Sind mehrere Zwecke vorhanden, muss die Einwilligung auch für alle Verarbeitungszwecke abgegeben werden.

Die Einwilligung sollte schriftlich vorformuliert sein, und zwar in einer klaren und leicht verständlichen Sprache ohne missbräuchliche Klauseln. Aus der Formulierung sollte das unmissverständliche Einverständnis zu der Verarbeitung hervorgehen.

Die Einwilligung ist freiwillig ohne Zwang und ausdrücklich von der betroffenen Person abzugeben. Eine stillschweigende Einwilligung ist unzulässig, ebenso wie die Verwendung von Vorlagen, bei denen Checkboxen oder Ankreuzfelder zur Zustimmung schon vorher ausgefüllt sind. Eine Einwilligung gilt nicht als freiwillig, wenn die Erfüllung eines Vertrags von einer Einwilligung zu einer Datenverarbeitung abhängt, obwohl die vertragliche Leistung die Einwilligung und diese Datenverarbeitung nicht erfordert.

Betroffene Personen müssen die Einwilligung jederzeit unkompliziert widerrufen können. Dieser Hinweis sollte in der Einwilligung idealerweise mit Anleitung beschrieben werden.